「控え文書」に印鑑を押す必要があるか!

2019年07月01日/ 業務に役立つ話

「控え文書」に印鑑を押す必要があるか!

★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★


 「戸籍謄本、住民票の写し等職務上請求書」の購入の際に、写真のような文書のコピーとメモが入っていた。

 内容は、「戸籍謄本、住民票の写し等職務上請求書」を使用したときは、その写しにも行政書士の職印(公印)を押しなさいとのことだ。

 そこで相手方に提出しない控え(写し)に、職印を押す必要があるかどうかについて検討してみた。


 文書関係の取扱いについては、国や地方公共団体の方が厳格だ。

 一般的な文書発送の流れは、①発送文書案の作成、②上司の決裁、③発送文書の浄書、④文書担当部署で発送番号の取得、⑤発送文書に公印の押印、⑥控え文書と契印、⑦発送 となる。


 さて、「控え文書」にも公印を押印する必要があるについて考えてみる。


 私のかつての行政経験から、「控え文書」に公印を押印する必要はないという結論だ。

 その理由は、「発送文書に公印を押印するのは、相手方に発送者を特定し、当該文書の真正を認証することが目的であること」からであり、所謂、発送者が認めた文書ということになる。

 このことからして「戸籍謄本、住民票の写し等職務上請求書」の使用(提出)の際は、記名、職印の押印は当然のことである。


 反対に「控え文書」に職印を押印する必要があるかについては明確な法的な根拠(公文書取扱いに関する定め等)がないこと

 また、「控え文書」はあくまでも内部文書であり、相手方に送付するものではないことから、発送文書とは異なり、発送者を特定する必要も、また証明する必要もない。


 よって、「控え文書」に押印したから問題があるとか、押印しなかったから問題があるとかではなく、「押印しなくてもなんら問題はない」し、また「押印する必要もない」ということを言いたい。


「控え文書」に印鑑を押す必要があるか!


「控え文書」に印鑑を押す必要があるか!




******************************************
「控え文書」に印鑑を押す必要があるか!

FB : https://www.facebook.com/seijun.kina
(友達申請、お待ちしております。)

******************************************


同じカテゴリー(業務に役立つ話)の記事
e-GOV法令検索
e-GOV法令検索(2022-03-24 10:48)

敷地と道路
敷地と道路(2022-03-23 15:59)

道路位置指定基準
道路位置指定基準(2022-03-21 09:51)

2項道路と通行権
2項道路と通行権(2022-03-18 17:37)


Posted by Seijun Kina at 21:14│Comments(0)
上の画像に書かれている文字を入力して下さい
 
<ご注意>
書き込まれた内容は公開され、ブログの持ち主だけが削除できます。